Centre d'aide

Un client est l'entité qui vous achète la formation : ce peut être une entreprise (avec SIRET, contact dirigeant, etc.) ou un particulier. C'est lui qui apparaît sur les conventions et factures.

Un stagiaire est une personne qui suit effectivement la formation lors d'une session donnée. Plusieurs stagiaires peuvent venir d'un même client (cas d'une formation intra-entreprise), ou un seul stagiaire peut être à la fois le client et l'apprenant (cas d'un particulier).

Oui. Chaque formation a un statut : Brouillon ou Publiée. Une formation en brouillon n'est pas utilisable pour créer une session. Vous la publiez quand vous estimez son contenu pédagogique complet (objectifs, modalités, modules, etc.).

Dans le formulaire d'édition d'une formation, section "Modules pédagogiques", ajoutez autant de modules que nécessaire. Pour chacun : un titre, une durée (en heures), des objectifs, et un contenu. Les modules apparaîtront automatiquement dans le programme PDF généré, dans l'ordre où vous les avez renseignés. Vous pouvez aussi les réorganiser par glisser-déposer.

La duplication directe n'est pas encore disponible. En attendant, vous pouvez ouvrir une formation, en copier les éléments un par un dans une nouvelle. C'est une fonctionnalité prévue dans une prochaine version : si elle vous serait utile, écrivez-nous pour qu'on la priorise.

Pour préserver l'historique et la traçabilité Qualiopi, un client lié à au moins une session ne peut pas être supprimé tant que ces sessions existent. Vous devez d'abord supprimer (ou archiver) les sessions concernées, ou conserver le client tel quel.

Pour chaque jour de session, vous pouvez générer un lien unique d'émargement à envoyer aux stagiaires (par email, depuis l'interface). Chaque stagiaire ouvre le lien sur son téléphone ou ordinateur, signe avec son doigt ou sa souris, et valide. La signature est horodatée et stockée de manière sécurisée.

Vous-même signez aussi en tant que formateur. Une fois toutes les signatures collectées, vous pouvez télécharger la feuille d'émargement signée au format PDF.

Le lien d'émargement reste valable 7 jours après le jour de session concerné. Vous pouvez aussi renvoyer le lien manuellement à tout moment depuis la liste des émargements de la session. Si le délai est dépassé, contactez-nous pour qu'on étende exceptionnellement la validité.

Oui. L'émargement électronique est explicitement accepté par les certificateurs Qualiopi à condition d'être horodaté, individualisé (un signataire identifié par signature) et conservé de manière intègre. C'est exactement ce que fait Pivox Cursus.

Oui. Sur la page d'émargement d'un jour, vous pouvez basculer en mode "présentiel" : chaque stagiaire signe successivement sur votre appareil, sans recevoir de lien individuel.

Pour chaque session, vous pouvez générer en un clic :

• Programme de formation détaillé (objectifs, modalités, modules, public)
• Convention de formation entre vous et le client
• Convocations nominatives pour chaque stagiaire
• Feuilles d'émargement par jour ou pour toute la session
• Attestations de fin de formation pour chaque stagiaire
• Synthèses d'évaluations à chaud, à froid, positionnement

Oui en partie. Dans Mon compte, vous pouvez personnaliser :

• Le texte d'introduction des programmes
• Le texte de signature en bas des programmes
• Votre signature par défaut sur les attestations

Les valeurs par défaut sont fournies, vous n'êtes pas obligé(e) de tout réécrire. Les mentions légales obligatoires (Qualiopi, NDA, etc.) sont gérées automatiquement.

Tous les documents sont générés en PDF, prêts à imprimer ou à envoyer par email. Ils incluent votre logo, votre charte graphique, et toutes les mentions légales requises.

Tant que votre compte est actif, vos documents et données sont conservés sans limitation de durée. Si vous résiliez votre abonnement, ils restent accessibles en lecture seule pendant au moins 12 mois. Vous pouvez à tout moment exporter l'ensemble de vos données.

Chaque utilisateur de Pivox Cursus dispose d'un code et d'un lien de parrainage uniques (visibles dans la rubrique Parrainage de votre espace). Vous partagez ce lien avec d'autres formateurs. Quand un filleul s'inscrit via votre lien, il bénéficie de jours d'essai supplémentaires. Quand il devient client payant, vous gagnez des mois offerts sur votre abonnement.

Par défaut : 2 mois offerts au parrain dès que le filleul devient client payant, et 1 mois supplémentaire d'essai gratuit pour le filleul (soit 60 jours d'essai au lieu de 30). Ces valeurs peuvent être ponctuellement majorées lors d'opérations spéciales : consultez votre espace Parrainage pour voir les conditions du moment.

Au démarrage du premier paiement effectif de votre filleul, c'est-à-dire à la sortie de sa période d'essai et au passage à un abonnement payant. Vous êtes notifié(e) par email à chaque étape : inscription du filleul, puis conversion.

Sans limite. Chaque filleul converti vous donne droit à la récompense en vigueur au moment de sa conversion. Les mois offerts s'additionnent et étendent la durée de votre abonnement.

Pour qu'un parrainage soit valide, le filleul doit être un nouveau formateur (jamais inscrit sur Pivox Cursus auparavant). Les comptes recréés ou multiples sont exclus du programme. Voir l'article 7 des CGU pour les conditions complètes.

Pour toute question fonctionnelle, technique ou de facturation : support@pivox.fr. Précisez si possible la formule à laquelle vous êtes abonné(e), le navigateur utilisé, et les étapes pour reproduire le souci. Plus c'est précis, plus on est rapide.

Du lundi au vendredi, hors jours fériés français. Une demande envoyée vendredi soir reçoit donc une réponse à partir du lundi suivant.

Notre support concerne l'utilisation de Pivox Cursus. Pour les questions juridiques (Qualiopi, droit de la formation, etc.), nous vous orientons vers les ressources spécialisées : Ministère du Travail, France compétences, ou votre OPCO.

Avec plaisir ! Pivox Cursus évolue avec ses utilisateurs. Écrivez-nous à support@pivox.fr en décrivant le besoin concret (à quelle situation cela répond, à quel moment vous en auriez besoin). Nous priorisons les développements selon les retours qui reviennent le plus.

Pas pour l'instant. Nous préférons garantir des réponses humaines bien faites plutôt qu'un chatbot moyen. Au fur et à mesure que la base d'utilisateurs grandit, nous évaluerons les meilleurs outils pour répondre toujours plus vite.

Un OPCO (Opérateur de Compétences) est un organisme agréé par l'État qui collecte les contributions formation des entreprises et les redistribue pour financer des actions de formation professionnelle. Il en existe 11 en France, chacun couvrant un ou plusieurs secteurs d'activité.

Exemples : ATLAS (banque, assurance, finance), OPCO EP (enseignement privé), AKTO (services à forte intensité de main-d'œuvre), CONSTRUCTYS (construction), OPCO Santé, Uniformation (économie sociale), etc.

Votre client connaît son OPCO via son code NAF/APE ou son syndicat professionnel. En cas de doute, il peut le trouver sur francecompetences.fr.

Oui, dès lors qu'elles sont à jour de leurs contributions formation (versées automatiquement avec les charges sociales). Les TPE et PME de moins de 50 salariés sont souvent prioritaires et bénéficient de financements plus facilement accessibles, notamment via le plan de développement des compétences.

Les travailleurs indépendants (artisans, commerçants, professions libérales) cotisent auprès du FAF (Fonds d'Assurance Formation) correspondant à leur statut, et non auprès d'un OPCO. Exemples : AGEFICE (commerçants), FIF-PL (professions libérales), FIFPL (libéraux de santé).

La subrogation de paiement est le mécanisme par lequel l'OPCO paie directement le formateur, à la place de l'entreprise cliente. Cela évite à votre client d'avancer les fonds puis d'attendre un remboursement — un frein psychologique fréquent, surtout pour les petites structures.

Déroulement type :

1. Votre client contacte son OPCO avant le début de la formation pour déposer une demande de prise en charge.
2. L'OPCO valide (ou non) et vous envoie un accord de prise en charge.
3. Vous réalisez la formation et envoyez votre facture à l'OPCO (et non à l'entreprise), accompagnée des justificatifs : convention signée, feuilles d'émargement, attestation de réalisation.
4. L'OPCO règle la part prise en charge directement sur votre compte. Votre client règle l'éventuel solde restant.

⚠️ Point de vigilance : la demande de prise en charge doit impérativement être déposée avant le début de la formation. Une demande a posteriori est systématiquement refusée.

Les justificatifs demandés varient légèrement selon les OPCO, mais la liste standard est :

• La convention de formation signée par vous et votre client
• Le programme de formation détaillé (objectifs, contenu, durée, modalités)
• Les feuilles d'émargement signées par les stagiaires et le formateur, pour chaque demi-journée
• L'attestation de réalisation (ou de fin de formation) signée par les deux parties
• Votre facture au nom de l'OPCO (et non de l'entreprise), mentionnant l'intitulé et les dates de formation
• Votre numéro de déclaration d'activité (NDA)

Bonne nouvelle : Pivox Cursus génère automatiquement la convention, les feuilles d'émargement, l'attestation et le programme en PDF, prêts à transmettre.

Voici les étapes à lui communiquer, idéalement par email dès la signature de la convention :

1. Identifier son OPCO via francecompetences.fr ou son syndicat patronal.
2. Créer un compte sur le portail en ligne de son OPCO (chaque OPCO a le sien).
3. Déposer la demande de prise en charge en ligne, en joignant le programme et la convention. À faire avant le premier jour de formation.
4. Vous informer dès réception de l'accord, pour que vous puissiez adresser votre facture à l'OPCO directement.
5. Après la formation, transmettre les justificatifs (émargements + attestation) pour déclencher le paiement.

💡 Conseil pratique : intégrez ce guide dans votre email de bienvenue post-convention. C'est un geste de service apprécié qui accélère aussi votre propre encaissement.

Le CPF (Compte Personnel de Formation) est un droit attaché à chaque salarié ou demandeur d'emploi, crédité en euros chaque année. Il permet de financer des formations certifiantes ou qualifiantes référencées sur Mon Compte Formation.

Pour proposer des formations finançables via le CPF, votre organisme doit :

• Être certifié Qualiopi (obligatoire depuis 2022)
• Faire référencer vos formations auprès d'un certificateur reconnu (RS ou RNCP), ou proposer des formations préparant à une certification déjà référencée
• Être enregistré sur la plateforme Mon Compte Formation

Le CPF est donc une option à moyen terme, une fois Qualiopi obtenu. Il ouvre un accès direct aux particuliers qui financent eux-mêmes leur formation — sans intermédiaire entreprise.

Quelques autres mécanismes utiles selon le profil de vos clients :

• FNE-Formation : dispositif de l'État pour les entreprises en difficulté ou en mutation, géré par France Travail (ex-Pôle Emploi) avec l'OPCO. Prise en charge pouvant aller jusqu'à 100 %.
• Pro-A (reconversion ou promotion par alternance) : pour les salariés en CDI souhaitant changer de métier ou monter en compétences, financé par l'OPCO.
• France Travail (anciennement Pôle Emploi) : pour les demandeurs d'emploi, via les AIF (Aides Individuelles à la Formation) ou les marchés publics de formation.
• Régions : certaines régions financent des formations via des programmes spécifiques (chèques formation, appels à projets). À vérifier région par région.

Dans tous ces cas, la convention de formation, les émargements et l'attestation de réalisation restent les documents clés — tous disponibles en PDF dans Pivox Cursus.

Oui, depuis le 1er janvier 2022, la certification Qualiopi est obligatoire pour accéder aux fonds publics et mutualisés (OPCO, France Travail, CPF, Régions). Sans Qualiopi, votre client peut toujours financer la formation sur ses fonds propres — mais il ne peut pas demander de prise en charge à son OPCO.

La checklist Qualiopi de Pivox Cursus vous guide pas à pas pour préparer votre dossier. Consulter la checklist →